Acasa -> Monede si bancnote -> Articole -> Cum imi tin evidenta colectiei

Cum imi tin evidenta colectiei

Inca dintr-o faza incipienta a colectionarii de monede (si ulterior bancnote) straine am considerat ca e bine sa am si o evidenta scrisa a colectiei; personal consider ca de la cateva sute de piese in sus aceasta este chiar indispensabila. Informatiile de mai jos se aplica doar la colectiile de monede si sau bancnote din toata lumea, nefiind aplicabile celor care colectioneaza doar Romania.

Cand am facut prima data prin 1990 sau 1991 o evidenta a colectiei am avut de luat urmatoarele decizii:

Prima varianta de tinere a evidentei a fost pe hartie. Am folosit o agenda cartonata de format mare care avea foi liniate in stilul caietelor de matematica din scoala generala; aveam deci la dispozitie 365 de pagini fiecare avand 32 de randuri folosibile; cum pe fiecare rand am trecut doua piese pe fiecare pagina incap maxim 64 de monede sau bancnote. Fiecare tara a primit una, doua sau mai multe pagini, in functie de numarul de monede/bancnote pe care am estimat (cu ajutorul cataloagelor) ca le-a emis fiecare tara. Majortiatea tarilor au primit cate o singura pagina (maxim 64 piese), unele doua pagini (maxim 128) iar cateva tari care au emis multe monede de-a lungul timpului (Brazilia, Canada, India, Marea Britanie...) au primit cate patru pagini (256 de piese maxim). Spre exemplificare in fotografie sunt primele 2 pagini ale Indiei, cu primele 128 monede si bancnote din tara respectiva; urmeaza si a treia pagina, pe data de 10 mai.

In partea de sus a fiecarei pagini am scris codul ISO din 2 litere al tarii precum si numele in romaneste; monedele si bancnotele din tara respectiva urmeaza in ordine, cate una pe linie pe doua coloane. Fiecare piesa are cate 5 informatii, dupa cum urmeaza:

  1. Identificatorul monedei sau bancnotei, alcatuit din codul ISO al tarii plus un numar care este 1 pentru prima piesa din tara respectiva si creste la fiecare piesa noua pe care o adaug in colectie;
  2. Valoarea nominala in cifre; intregii sunt in stanga, valorile fractionare in dreapta; nu ma trec numele unitatilor monetare (dolari, pesos, centime samd) ci doar valoarea in cifre;
  3. Anul in care a fost emisa moneda sau bancnota; daca nu este disponibil, las gol; mai ales la bancnote sunt multe care nu au anii trecuti pe ele;
  4. Data cand am obtinut-o si de la cine; pentru toate piesele pe care le-am adaugat in colectie dupa 1995 am notat data exacta cand am primit-o sau cumparat-o si de la cine, trecut sub forma unui identificator de 2 litere;
  5. Numarul Krause (pentru monede) sau numarul Pick (pentru bancnote); numerele Pick sunt prefixate cu un P iar numerele Krause nu au nici un prefix; asa se diferentiaza liniile care denota monede de cele care denota bancnote.

Pentru exemplificare iata pagina tarii Liberia. In partea de sus este trecut codul ISO precum si numele in romana. Monedele si bancnotele sunt trecute cate una pe rand, in ordinea in care le-am adaugat la colectie; identificatorii sunt de la LR1 pentru prima pana la LR8 pentru ultima, deci am in total 8 monede si bancnote din Liberia in colectie. Urmeaza valorile nominale; in stanga sunt trecute valorile intregi (5 dolari pentru LR3, LR5 si LR6; 10 dolari pentru LR8) iar in dreapta cele divizionare (1 cent pentru LR1 si LR7, 5 centi pentru LR2 si 25 centi pentru LR4). Urmeaza anul emisiei iar al patrulea camp este data obtinerii si de la cine o am; prima moneda (LR1) am aduagat-o in colectie pe 11 iunie 2002, a doua (LR2) pe 28 septembrie 2003 si asa mai departe pana la ultima bancnota (LR8) adaugata de curand, pe 12 decembrie 2009. Cei de la care le-am obtinut sunt codificati cu 1 sau 2 litere; de exemplu pentru primele 3 piese, DS este Dave Shortland, un colectionar din Marea Britanie, LW este Erwin Lauwers (Belgia) iar JS este Jaap Stuijfbergen (Olanda), colectionari cu care am facut schimburi. La ultimele patru piese, E inseamna cumparata de pe eBay iar A cumparata de la targuri; exista un fisier care contine toate aceste mapari de la identificatori la numele complet. In fine, ultima coloana denota daca este vorba de o bancnota si deci are numar Pick (LR3 este Pick# 20, LR5 este Pick# 21, iar LR8 este o bancnota dar nu-i stiu inca numarul Pick - este prea noua si nu apare in ultimul catalog pe care il am) sau moneda - monedele sunt cele cu numerele Krause precedate de un spatiu. Unele piese au si note de subsol; de exemplu LR1 si LR7 au acelasi cod Krause si e nevoie de note de subsol care spun ca una este 'coin rotation' iar cealalta este 'medal rotation'.

Atunci cand trebuie sa decid rapid daca am deja in colectie o anumita bancnota sau nu mai uit in primul rand dupa valoarea nominala; de exemplu daca as avea de verificat o moneda de 5 centi as 'scana' coloana din dreapta pentru valoarea 5; singurul astfel de rand este LR2, deci la valoarea de 5 centi am deja doar moneda de 5 centi km# 14. Daca as avea de cautat o bancnota de 1 dolar se vede repede ca nu am nici una; in fine, atunci cand as cauta o moneda de 5 dolari as cauta 5 in stanga, as gasi trei linii dar toate trei sunt bancnote (au P in ultimul camp).

Acum vreo 5 ani am trecut si in calculator informatiile din agenda prezentata mai sus; aproape tot acest interval am tinut la zi ambele variante, atat cea de pe hartie cat si cea de pe calculator, dar de curand am hotarat ca este prea complicat si inutil sa mai tin si evidenta pe hartie astfel ca am ramas doar cu cea pe calculator.

Varianta de pe calculator este foarte asemanatoare cu cea de pe hartie; fiecare continent are un folder (director) al sau iar in cadrul fiecarui astfel de folder sunt tarile din continentul respectiv, fiecare tara avand un fisier text propriu al carui nume e chiar codul ISO al tarii; revenind la exemplul cu Liberia de mai sus, fisierul se cheama LR, se gaseste in folderul AFR (de la Africa) si arata astfel: 


LR1	0.01	1984	#13	20020611-DS	C=BZ
LR2	0.05	1960	#14	20030928-LW	C=CN
LR3	5.	1991	P20	20031130-JS	C
LR4	0.25	1968	#16a.2	20041027-RR	C=CN
LR5	5.	1999	P21	20090212-E	C
LR6	5.	2003	P26	20090808-E	a
LR7	0.01	1961	#13	20091003-A	a=BZ
LR8	10.	2006	P/	20091212-A	a
Spre deosebire de varianta pe hartie, aici valorile sunt trecute explicit (0.01 este 1 cent, 5. sunt 5 dolari) iar numerele Krause sunt precedate de un # in cazul monedelor; in plus am mai adaugat un al saselea camp care codifica locul unde se gaseste moneda sau bancnota (C inseamna clasor, a inseamna cutiute cu monedele si bancnotele care n-am apucat sa le organizez in clasoare) precum si materialul in cazul monedelor (=CN inseamna cupro-nichel, =BZ bronz). Campurile sunt separate prin TAB-uri iar formatul este text pur.

Personal am gasit avantajos formatul text pentru ca se preteaza foarte usor la prelucrari complexe; de exemplu pe baza acestor fisiere generez listele de monede care le am deja in colectie si pe care le iau cu mine la targuri pentru a-mi da seama (cel putin indicativ) daca am o moneda sau nu; tot pe baza lor pot sa generez diverse statistici si in fine tot din aceste fisiere sunt generate paginile de prezentare ale colectiei, cum ar fi de exemplu pagina Liberiei si in fine tot din aceste fisiere sunt generate si foile pe care le iau cu mine la targuri pentru a incerca sa-mi dau seama daca am sau nu o anumita moneda in colectie; o astfel de foaie este in fotografia din stanga si contine ultima parte din Asia si prima parte din Africa; Liberia de exemplu este la LR: in dreapta jos si monedele ce le am din Liberia sunt 0.01 din 1964, 0.05 din 1960 si 0.25 din 1968.

Click aici pentru intoarcere la lista de articole sau aici pentru pagina principala; daca v-a placut sau ati gasit interesant acest articol as aprecia daca mi-ati spune aceasta printr-un mail; tot pe mail sunt binevenite si corecturi, critici sau sugestii.